昨今ビジネスにおけるオンラインでのコミュニケーションは、主にメールでのやり取りが用いられてきました。
しかしメールの作成から送受信までかかる時間の無駄や、スパム・迷惑メールを受ける危険性も少なくなく、メール送信先を誤ったりするなどの問題があります。
またLINEでは、ビジネスとプライベートの切り分けがしずらいのと、PCでの使い勝手も良くありません。
その点、ChatWorkならパソコンはもちろん、タブレットやスマホでも使いやすく、マイチャット機能をメモ帳代わりに使ったりできます。
他にも、仕事の進捗などもタスク機能で管理できるところが、ビジネスでのオンラインコミュニケーションツールとしての利用が増えています。
そこで今回はChatWorkを使うにあたり、その登録方法から便利な機能や使い方を解説します。
ChatWorkとは
ChatWorkは今流行りのビジネスチャットの一つで、ビジネス上の会議室をクラウド上にて行えるようにし、その内容もセキュリティで守られるようにしたものです。
また メッセージだけではなく PDF やドキュメントなどの会議に必要な文書もクラウドの会議室にアップロードできます。
ですから、そのままクラウドストレージとしてファイル保存・活用することもできます。
ChatWorkの登録方法
さてここまでChatworkの便利なところと使い方について解説してきました。
それでは続いて、Chatworkへの登録方法を説明します。
ChatWorkへアクセス
こちらのリンクからChatWorkへアクセスできます。
アクセスできたら、左下に表示されている「新規登録（無料）」をクリックしてください。
メールアドレスを入力＞次へ進む
新規登録ウィンドウが開くのでメールアドレスを入力して[次へ進む]をクリックします。
新規登録したメールアドレス宛に届いたアカウント登録案内メールの[アカウント登録]ボタンをクリックします。
ちなみに、メールの件名は「【Chatwork】アカウント登録のご案内」となっています。
名前、メールアドレス、パスワードを入力（会社名は任意 ）、［私はロボットではありません。］にチェックを入れ、[同意して始める]をクリックします。
登録完了のメールが届く＞チャットワークを開く
登録が終わると登録完了のメールが届きます。
メールに表示されている[チャットワークを開く]をクリックします。
マイチャット画面が表示され、チャットワークの使い方についてチュートリアル画面が出ます。
Chatworkのサイトにはデスクトップ用のアプリや iPhone または Android 用のアプリも用意されていますので、必要に応じてダウンロードしてください。
Chatworkの機能・使い方
それでは早速、チャットワークの便利な機能・使い方を解説していきます。
画面の構成
ログインした後の画面構成は次の通りです。
左側のエリアには、マイチャットを含む現在参加しているチャットの一覧がグループも個人も混ざった状態で表示されます。
（アイコン枠が⬜：グループチャット、アイコン枠が◯：個人チャット、メッセージ入力欄の横にある「>|」をクリックすることで非表示にすることができます。
※フリープランは、右側のウィンドウを非表示にすることはできません）
中央部のエリア
チャット画面で、送信または受信したメッセージの内容が上から下へ時系列に表示され、その下部には送信するメッセージを入力する欄があります。
右側エリアの上部
チャットの概要や現在参加しているグループチャットのメンバーが表示され、その下部にはタスクが表示されます。
（メッセージ入力欄の横にある「|<」をクリックすることで非表示にすることができます。）
チャット機能
チャット画面の下部にある[ここにメッセージ内容を入力] にメッセージを入力して、Enterキー または、[送信]ボタンを押すことで入力したメッセージが送信されます。
（[送信]ボタン左側のチェックボックスをオフにすると、Shiftキー + Enterキーで送信されるよう変更できます。）
コンタクトの追加
個人チャットの相手と互いに承認し、チャットに登録することを「コンタクト」と言います。
登録することでチャットを送受信したり、グループチャットへ招待したり・されたりできます。
画面左側のチャットに追加されていない相手とは、個人チャットができません。
コンタクト申請（メールアドレス）
画面右上の[コンタクト管理]ボタンをクリックします。もしくは、すべてのチャットの右側に表示されている「＋＞コンタクトを追加」でもできます。
［メールで招待］タグの メールアドレス欄に招待したい相手のメールアドレスを入力します（複数の相手に招待メッセージを送ることも可能）。
[招待メールを送信]ボタンをクリックします。招待された相手が、まだChatworkユーザーでなければChatwork新規登録から始めることができ、登録が済むと自動的にコンタクトがつながります。
またすでにChatworkユーザーであればコンタクト申請として送信されますので、相手のコンタクト承認を待ちましょう 。
コンタクト申請（ID検索）
もしくは、コンタクト追加したい相手がすでにアカウントを所有していてID設定している場合には、ID検索からコンタクト申請することも可能です。
[コンタクトに追加]をクリックすると上記のような画面が表示されるので、「送信」をクリックすればコンタクト申請が贈られます。（メッセージも任意で入力できます。）
コンタクト承認
コンタクト申請が届いていると画面右上の[コンタクト管理] アイコンに！マークが付きます。
画面右上の[コンタクト管理] をクリックして、[未承認] タブから該当ユーザーを選択し[承認する] をクリックしてください。
チャットへ自動的に追加され、メッセージのやりとりをすることができるようになります。
マイチャット
自分だけが閲覧できるので、備忘録としてのメモ、メッセージの下書きやファイルの一時保存場所としてや、自己のタスク管理用に利用できます。
チャット一覧からマイチャットをクリックするとチャット画面が開き下部のメッセージ入力欄に文字記入して保存できます。
ダイレクトチャット
他のユーザーと1対1で会話できるチャットです。
チャット一覧からダイレクトチャットをしたいユーザーをクリックするとチャット画面が開いて会話できるようになります。
会話はチャット画面下部のメッセージ入力欄に文字記入して行います。
グループチャット
3名以上のユーザーで会話できるチャットです。
チャット一覧から目的のグループチャットをクリックするとチャット画面が開いて会話に入れるようになります。
会話はダイレクトチャットと同じくチャット画面下部のメッセージ入力欄に文字記入して行います。
メンション
[TO]アイコンをクリックしてチャットに参加しているユーザーの中からメッセージ送信先相手を選択してください。
そうすると、メッセージ入力欄に「TO:相手」 と挿入されます。また、Shiftキーを押しながら連続してユーザーのクリックで、複数の相手を選択可能です。
メッセージ入力欄に内容を入力し送信します。
ただし、[TO]で送信してもチャット参加メンバーは内容の閲覧ができます。
タスク管理（追加・完了）
それぞれのタスク画面には自分、他のユーザーやグループのタスク（課題）を、内容・期限・担当者を 登録して管理することができます。
タスクウィンドウに タスク内容を入力し、 担当者（※必須です、複数でも可）を選択します。
そして期限を設定し [タスクを追加] ボタンをクリックします。
そうすると、画面右側に追加されたタスクが一覧で表示されるようになります。
こうすることで重要なタスクも抜け漏れなく取り組メルようになります。
メッセージの引用
チャットで過去に発言されたメッセージを引用することができます。
引用したいメッセージにマウスカーソルを合わせる、またはメッセージの一部をマウスで選択し、表示される[引用] をクリックするとメッセージ入力欄に自動的に引用されます。
また メッセージの一部を引用することもできます。
ファイル送信
Chatworkでは1ファイルあたり最大5GBまでで、また同時に20ファイルを一度に送信（アップロード）することが可能です。
PDF やドキュメントアップロードしたいファイルをドラッグ＆ドロップ、または[クリップ]アイコンから選択します。
アップロード前のプレビュー画面が表示されるので、ファイル名とメッセージ内容を入力します。
[送信]ボタンをクリックすると、送信（アップロード）されます。
音声ファイルの録音・送信
スマホ版のChatworkでは、[音声録音]をタップして音声を録音し送信（アップロード）できます。
位置情報の送信
これもスマホ版ですが、 アプリメニューの[位置情報]をタップします。
そうすると、スマホの現在地郵便番号や住所、並びに Google マップへのリンクアドレスが表示され送信（アップロード）できます。
迷惑メールへの対処法
心当たりのないユーザーからのコンタクト申請がきた場合は、[コンタクトの拒否]を行いましょう（※拒否したことは相手には通知されません）。
画面右上の[コンタクト管理] をクリックします。
[未承認] タブから、該当のユーザーを選択して [拒否する] をクリックしてください。
Chatworkの料金プラン
フリープラン（０円／月）
チャットワークを無料にしてみたい方におすすめで登録は無料ですが、 広告が表示されます。
アップロードできるファイル容量は5GB・グループチャットは累計14個に限られます 。
パーソナルプラン（４００円／月）
一般個人で導入したり、個人事業者向けのプランです。
月額400円で、広告の非表示やアップロードできるファイル容量が10GBになります。そしてグループチャットは無制限にできます。
ビジネスプラン （５００円／月）
中小企業や組織向けのプランで、セキュリティがさらに強化されています。
月額500円ですが、年間契約なら月額約 ¥417です。
エンタープライズプラン（８００円／月）
管理機能やセキュリティを強化した大企業向けプランです。
無料プランと有料プランで迷ったら？
フリープランかパーソナルプランを選んでおけば間違いないでしょう。
いずれも個人での契約ですので本人のみが解約手続きをおこなうことができます。
他のチャットツール、メールやLINEとの違い
電子メールでは添付ファイル送信に時間がかかったり、LINEだとパソコンでの使い勝手が悪いといった欠点があります。
宛先の間違いや送信忘れの心配がない
メールの場合では送信する側が宛先などを指定しますが、アドレスを間違えたりアドレス漏れがよく起こります。
この点、Chatworkではグループチャット機能を使えばその心配はありません。
グループチャットに登録しているメンバーにメッセージを送れるため、ChatWorkならメッセージの宛先間違いや送信忘れはありません。
またグループ内のメッセージは、自分が発言していなくても閲覧できます。
スパム・迷惑メールなどは届きません。
メールの場合、大量の迷惑メールが届くことがあります。
Chatworkは、システム的にスパムや迷惑メッセージが届くことはありません。
送受信できる添付ファイルの容量が大きい。
メールで容量の大きい添付ファイルを送受信すると、思った以上に時間がかかる場合があります。
それはファイル内容をテキストデータにエンコードしたりデコードするためで、メールソフトによっては添付ファイル容量制限されています。
Chatworkは、アップロードできる容量は料金プランにもよりますが、5GB～１０GBに設定されています。
プレゼンテーション資料や画像など容量の大きいファイルもストレスなくアップロードできます。
会議の流れを再確認しやすい
数多くの受信メールの中から、会議に関連する過去のやりとりを探し出すことは大変手間がかかります。
LINEではグループ内のやりとりも手間を掛けず過去に遡ることで確認ができます。
そしてChatworkもグループチャット機能を使えば、LINEと同様に過去のやりとりを確認できます。
誤送したメッセージを訂正できる
誤送信してしまったメールを取り消すことはできません。
しかしChatworkなら送信した後のメッセージでも編集や削除をすることができます。
挨拶文がなくても良い
メールではビジネスマナーとして時候の挨拶やお礼の挨拶文をつけることが大切ですが、本題に入る前に手間や時間がかかります。
ChatworkならLINEの会話のように本題へ即入れます。
絵文字の送信ができる
気心の知れた相手となら LINE スタンプまではいかずとも顔の表情の絵文字を送ることができます。
また裏技でLINE のスタンプのように画像だけをメッセージに貼り付けることもできます。
高いセキュリティ性がある
メールの文書は暗号化されておらず情報が盗まれたりする可能性があります。
それに対しChatworkは、すべての送受信が暗号化されています。
また、アップロードされたファイルについてはさらに高いレベルで暗号化されるので、情報が外部に漏れる心配はありません。
まとめ
以上でChatworkの他のチャットやLINE、メールなどの違い、そして登録方法や使い方を解説してきました。
ビジネスで会社内あるいは社外取引先との打ち合わせに、また大学のサークル仲間との情報共有に、幅広く利用できるツールです。
Chatworkは、この記事を書いているあいだにも機能が追加され日々進化しています。
Chatworkを使って働き方改革 、ムダ時間の削減、そして空いた時間を有効に使ってはいかがでしょうか。
